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Fricciones organizacionales. ¿Qué duele en las empresa de México a la hora de avanzar?

Durante año y medio tuvimos 121 conversaciones con más de 60 directores generales, de tecnología, transformación y de producto en banca, seguros y fintechs de México. Esto es lo que más se repite cuando hablan de lo que de verdad les cuesta.

Un collage con distintas imagenes de ciudades, cables y elementos que indican la idea de conexión t transformación digital.
Un collage con distintas imagenes de ciudades, cables y elementos que indican la idea de conexión t transformación digital.

Escrito por
Aitor González / Juan Carlos Santana / Alex Talavera / Sofía Lomeli

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli

Escrito por
Aitor González / Juan Carlos Santana / Alex Talavera / Sofía Lomeli

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli
Un collage con distintas imagenes de ciudades, cables y elementos que indican la idea de conexión t trnasforamción digital.
Un collage con distintas imagenes de ciudades, cables y elementos que indican la idea de conexión t trnasforamción digital.

Durante año y medio tuvimos 121 conversaciones con más de 60 directores generales, de tecnología, transformación y de producto en banca, seguros y fintechs de México.

Escrito por
Aitor González
Sofía Lomeli
Juan Carlos Santana
Alex Talavera

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli

Escrito por
Aitor González
Sofía Lomeli
Juan Carlos Santana
Alex Talavera

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli
Un collage con distintas imagenes de ciudades, cables y elementos que indican la idea de conexión t transformación digital.

Durante año y medio tuvimos 121 conversaciones con más de 60 directores generales, de tecnología, transformación y de producto en banca, seguros y fintechs de México. Esto es lo que más se repite cuando hablan de lo que de verdad les cuesta.

Escrito por
Aitor González / Juan Carlos Santana / Alex Talavera / Sofía Lomeli

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli

El propósito

No se puede resolver lo que no se nombra. Y en la mayoría de las organizaciones, lo que más duele puede no mencionarse en voz alta en la sala de dirección —se intuye, se rodea, se convive con ello— hasta que el dolor es imposible de ignorar.

Ese es, en el fondo, el propósito de este informe. No es exhibir a nadie ni señalar. Es poner en palabras concretas —las de quienes lo viven día a día— lo que muchas veces queda en el terreno de lo implícito, y así convertirlo en algo sobre lo que se puede actuar.

En bettter creemos que nombrar el problema es la mitad del trabajo de resolverlo. Este informe es nuestro intento de hacer esa primera mitad, con la evidencia de quienes ya lo viven. Ponerle luz a estas fricciones cumple, para nosotros, tres propósitos:

No se puede resolver lo que no se nombra. Y en la mayoría de las organizaciones, lo que más duele puede no mencionarse en voz alta en la sala de dirección —se intuye, se rodea, se convive con ello— hasta que el dolor es imposible de ignorar.

Ese es, en el fondo, el propósito de este informe. No es exhibir a nadie ni señalar. Es poner en palabras concretas —las de quienes lo viven día a día— lo que muchas veces queda en el terreno de lo implícito, y así convertirlo en algo sobre lo que se puede actuar.

01

Dar nombre a lo que duele para hacerlo manejable

Deja de ser una sensación aislada de su equipo o su empresa, y se vuelve un patrón nombrado, compartido y, sobre todo, abordable.

02

Evita diseñar soluciones sobre supuestos

Es común que una organización invierta en iniciativas de transformación basadas en lo que se cree que duele, no en lo que realmente le duele. Queremos reducir el riesgo de resolver el problema equivocado.

03

Evita normalizar el desgaste

Son patrones estructurales que se repiten con enorme regularidad en el sector —lo cual no las hace menos urgentes. Sin embargo, no resolverlos si produce un continuo desgaste que es evitable.

Cómo trabajamos

Creemos que es difícil transformar, reparar o mejorar lo que no se comprende en profundidad. Es entender los retos, los objetivos y las emociones que un director general, un CTO o un responsable de producto expresan en corto. Observar cuando hablan desde lo que les emociona tanto como lo que les duele.

Bajo este prisma, y durante los últimos dieciocho meses, tuvimos 121 conversaciones —comerciales, de trabajo y durante proyectos— con más de 60 directivos de organizaciones mexicanas de banca, seguros, crédito digital y fintech.

No fueron encuestas y focus groups. Fueron intercambios donde la pregunta principal no fue "¿qué necesita su empresa?" sino "¿qué le duele ahora mismo?".

De esas 121 conversaciones surgieron 87 señales concretas —dolores nombrados en las propias palabras de quien los vive— que agrupamos en 10 fricciones organizacionales principales para entender qué es lo que realmente frena a las organizaciones mexicanas hoy.

Es lo que más de 60 directivos distintos nos dijeron que les duele. Y si algo confirma este ejercicio es una idea que venimos sosteniendo desde bettter: la tecnología casi nunca es el problema. El problema está en cómo decidimos, cómo cambiamos y cómo trabajamos juntos.

conversaciones

121

Tuvimos conversaciones en distintos contextos. Comerciales, operativas y de estrategia. La mayor parte de ellas en fases de análisis y diagnóstico de las problemáticas de los clientes.

directivos

64

Las conversaciones tuvieron lugar principalmente con altos mandos CEO's, Directores Generales, de Transformación, Tecnología y Recursos Humanos.

señales

87

A distintos dolores de las orgnanizaciones con un promedio de más de 4 dolores por organización.

Compartimos todo lo que sabemos y vivimos a través de nuestros posts y reportes como este. Déjanos tu email y recibelos en tu inbox.

conversaciones

121

Tuvimos conversaciones en distintos contextos. Comerciales, operativas y de estrategia. La mayor parte de ellas en fases de análisis y diagnóstico de las problemáticas de los clientes.

directivos

64

Las conversaciones tuvieron lugar principalmente con altos mandos CEO's, Directores Generales, de Transformación, Tecnología y Recursos Humanos.

señales

87

A distintos dolores de las orgnanizaciones con un promedio de más de 4 dolores por organización.

las

fricciones

Los distintos directores de organizaciones con los que hablamos, compartieron sus dudas, temores, dolores de forma casi siempre explícita, en ocasiones saben que algo duele, pero cuesta definir el origen. A continuación los resultados.

Listado
de fricciones

Listado de fricciones

  • 1. Adopción y gestión del cambio — 16%

  • 1. Adopción y gestión del cambio

  • 2. Alineación entre estrategia y ejecución — 13%

  • 2. Alineación entre estrategia y ejecución

  • 3. Falta de ejecución inconsistente — 10%

  • 3. Falta de ejecución inconsistente

  • 4. Brecha entre negocio y tecnología — 9%

  • 4. Brecha entre negocio y tecnología

  • 5. Gobernanza, decisiones y cuellos de botella — 9%

  • 5. Gobernanza, decisiones y cuellos de botella

  • 6. Cultura organizacional y silos — 8%

  • 6. Cultura organizacional y silos

  • 7. Alineación de stakeholders — 7%

  • 7. Alineación de stakeholders

  • 8. Definición, discovery y alcance — 6%

  • 8. Definición, discovery y alcance

  • 9. PMO sin autoridad ni respaldo ejecutivo — 6%

  • 9. PMO sin autoridad ni respaldo ejecutivo

  • 10. Capacidad real vs. compromisos adquiridos — 3%

  • 10. Capacidad real vs. compromisos adquiridos

  • Otros — 13%

Nota: Este informe se centrará en el desarrollo de los primeros diez dolores principales dado que son aquellos que encontramos con más frecuencia en los distintos niveles de la organización.

01

Adopción y gestión del cambio

16% de las menciones

01

Adopción y gestión del cambio

16% de las menciones

Es la fricción que más se repite, y por un margen amplio. La tecnología llega, el proyecto se entrega, la herramienta funciona… Y aun así nada cambia, se producen los mismos resultados e incluso incrementa la fricción. Algo interno impide que se logren los resultados esperados.

En ocasiones son los mandos medios, los guardianes de los procesos, los que generan la fricción. Estos pretenden que el método se ejecute “by-the-book” en vez de dar espacio a la adaptación o la experimentación y aportar flexibilidad.

Otras, la falta de un “reskilling” adecuado —enseñar a las personas a trabajar distinto— se sigue tratando como un anexo del proyecto, en lugar de cómo el proyecto mismo. Preparar a las personas para el proceso en vez de para el resultado.

El foco se pone en lograr resultados, en acelerar antes de aprender a caminar. Esperar resultados y productividad en vez de preparar al sistema. 

La sobrecarga de trabajo o la operación diaria impiden además que los equipos operativos dediquen tiempo y esfuerzo a “lo nuevo”. Que la operación se mantenga mientras se quiere aprender. Que los resultados mejoren antes incluso de conocer cómo hacerlo de forma diferente.

Finalmente, el miedo al cambio. A un nuevo Status-Quo. La amenaza de una nueva forma donde la persona puede perder parte de su seguridad psicológica.

"
— Las organizaciones lo que normalmente subestiman son dos cosas: procesos y gente... Todo debe estar acompañado con una gestión del cambio ya que habrá que hacer reskilling de la gente y en algunos puntos upskilling —

Directora de proyectos de core bancario — Sector banca

"
— Las organizaciones lo que normalmente subestiman son dos cosas: procesos y gente... Todo debe estar acompañado con una gestión del cambio ya que habrá que hacer reskilling de la gente y en algunos puntos upskilling —

Directora de proyectos de core bancario — Sector banca

"
— Buscamos la forma correcta para adopción sin interponer los procesos actuales del cliente, haciendo la transición homologando ambos frentes tomando lo mejor de cada uno —

Portfolio Manager de nuevos productos — Sector farmacéutico

"
— Buscamos la forma correcta para adopción sin interponer los procesos actuales del cliente, haciendo la transición homologando ambos frentes tomando lo mejor de cada uno —

Portfolio Manager de nuevos productos — Sector farmacéutico

02

Alineación entre estrategia y ejecución

13% de las menciones

02

Alineación entre estrategia y ejecución

13% de las menciones

Suponiendo que la estrategia se definió en la sala de dirección con claridad, no se produce movimiento hacia donde se desea. ¿Qué sucede?

La llegada del plan a la operación choca con el día a día. La estrategia no contempló los esfuerzos actuales y/o no clarifica cuáles de ellos deben detenerse. Ante esa falta de priorización los equipos atienden la intención anterior o el día a día que sostiene su posición.

En ocasiones, la falta de claridad  está en "qué se quiere lograr" y, sobre todo, "cuál es el rol de las personas" para conseguirlo. La organización falla al mostrar con claridad cómo se ve la expectativa de un buen resultado.

Otra causa apunta a los roadmaps a largo plazo, que no sincronizan con la cadencia semanal de los equipos. Se pensó un plazo demasiado largo o se subestimaron los esfuerzos de los pasos intermedios. Comienza a producirse una brecha entre el horizonte esperado y el ritmo actual.

A veces se trató de dar un paso para el que la organización no estaba preparada. Los dolores organizacionales existentes impiden lograr cualquier adopción. La estrategia falló porque no se repararon cosas que duelen y ahora friccionan el avance deseado.

"
— Escalar la capacitación de forma masiva fue un reto grande que exigió cambiar primero los procesos antes que la cultura —

Head de Talento— Sector servicios financieros

"
— Escalar la capacitación de forma masiva fue un reto grande que exigió cambiar primero los procesos antes que la cultura —

Head de Talento— Sector servicios financieros

"
— En migraciones de core bancario las organizaciones subestiman el impacto en gente y procesos y dejan la gestión del cambio (reskilling/upskilling) como anexo en vez de cimiento —

Directora de proyectos de core bancario — Sector banca

"
— En migraciones de core bancario las organizaciones subestiman el impacto en gente y procesos y dejan la gestión del cambio (reskilling/upskilling) como anexo en vez de cimiento —

Directora de proyectos de core bancario — Sector banca

"
— Lo que realmente la complica es el día a día; ahí es donde la estrategia se enfrenta con la operación real ya que nos topamos con prioridades cambiantes, resistencia natural, falta de datos, capacidades del equipo, procesos no estandarizados y presión por entregar resultados mientras se transforma —

Líder de PMO de transformación — Sector bebidas y consumo

03

Ejecución inconsistente

10% de las menciones

03

Ejecución inconsistente

10% de las menciones

Las organizaciones saben qué hacer. Tienen frameworks, metodologías, procesos documentados.

Lo que falla a veces es la disciplina para asimilarlos y sostenerlos en el tiempo. Los equipos adoptan ceremonias y roles sin cambiar realmente cómo piensan o deciden — cumplen el proceso, hacen la tarea, pero pierden de vista el motivo por el que existen.

Otras se abandonan. Los equipos sufren en los primeros momentos, y creen que lo anterior funcionaba mejor. En otras ocasiones el ritual o el valor que generan se pierde de vista. Se repiten de forma sistemática sin enfocarlos en la generación de valor o en su mejora continua.

En bettter somos testigos de cómo, incluso desde la propia dirección, se realizan solicitudes que desenfocan dichos procesos. Se piden las cosas con inmediatez, se presiona y aparece la impaciencia que termina por interrumpir el proceso de aprendizaje y asimilación.

"
— Cuando un proceso está documentado pero la ejecución sigue siendo inconsistente, normalmente el problema no es el proceso en sí, sino la operación alrededor de él: claridad en la toma de decisiones, métricas mal alineadas, liderazgo intermedio débil o una adopción que nunca terminó de consolidarse —

Director de delivery y CX para LATAM — Sector BPO y servicios de TI

"
— Cuando un proceso está documentado pero la ejecución sigue siendo inconsistente, normalmente el problema no es el proceso en sí, sino la operación alrededor de él: claridad en la toma de decisiones, métricas mal alineadas, liderazgo intermedio débil o una adopción que nunca terminó de consolidarse —

Director de delivery y CX para LATAM — Sector BPO y servicios de TI

"
— Creo que está en la ejecución consistente: las organizaciones saben qué hacer (hay frameworks, procesos, metodologías), pero falla la capacidad de traducir estrategia en acciones sostenidas en el tiempo —

Gerente de implementaciones para LATAM — Sector servicios de talento

"
— Creo que está en la ejecución consistente: las organizaciones saben qué hacer (hay frameworks, procesos, metodologías), pero falla la capacidad de traducir estrategia en acciones sostenidas en el tiempo —

Gerente de implementaciones para LATAM — Sector servicios de talento

04

Brecha entre negocio y tecnología

9% de las menciones

04

Brecha entre negocio y tecnología

9% de las menciones

Un clásico que sigue vigente. Supuestos que nunca se hacen explícitos, requerimientos poco claros, y una barrera jerárquica donde el negocio no entiende del todo lo técnico y la tecnología no traduce su trabajo en impacto de negocio. El resultado: la promesa original del producto incumple la realidad operativa y de los resultados. Retrabajo y deuda técnica aparecen de forma frecuente y todo parece estar estancado y sin avance.

Encontramos en este apartado el choque de dos lenguajes y modelos mentales. La tecnología espera los requerimientos en formas que el negocio no comprende (y no siempre tendría por qué comprender), y el negocio no comprende los esfuerzos, complejidades y tiempos del desarrollo que siempre parecen excesivos, en parte porque Tecnología comienza a protegerse y trata de ganar espacio para lo inesperado o no definido.

De forma adicional encontramos que ambos subestiman o desconocen —de forma para nosotros alarmantemente frecuente— la importancia e impacto del diseño y la experiencia de usuario en lograr objetivos de negocio, y de los procesos de prototipado y testeo para aclarar de forma sólida qué características debe tener la solución y resolver dudas sobre los requerimientos y completar estos antes de que estos se ejecuten.

"
— El quiebre más grande casi siempre está entre la promesa original del producto y la realidad de la operación. No se dimensiona bien la escalabilidad desde el inicio —

Director de Customer Happiness — Sector fintech

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— El quiebre más grande casi siempre está entre la promesa original del producto y la realidad de la operación. No se dimensiona bien la escalabilidad desde el inicio —

Director de Customer Happiness — Sector fintech

"
— Creo que en el mal entendimiento entre el banco o Fintech y el equipo técnico. Cosas que se dan por hecho y falta de claridad en requerimientos —

Directora de desarrollo de negocio LATAM — Sector fintech y pagos

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— Creo que en el mal entendimiento entre el banco o Fintech y el equipo técnico. Cosas que se dan por hecho y falta de claridad en requerimientos —

Directora de desarrollo de negocio LATAM — Sector fintech y pagos

05

Gobierno, decisiones y cuellos de botella

9% de las menciones

05

Gobierno, decisiones y cuellos de botella

9% de las menciones

Cuando se les pregunta qué frena la ejecución, la respuesta más honesta suele ser una sola palabra: aprobaciones. No es falta de capacidad del equipo. Es que nadie ha diseñado quién decide, con qué velocidad y con qué margen de riesgo aceptado. Aparecen cuellos de botella en forma de supervisiones que producen un exceso de control. 

En ocasiones estas aprobaciones denotan falta de confianza en los procesos o los resultados del equipo, un excesivo enfoque en control. En otras, se originaron en etapas muy tempranas, a una escala menor y se muestran deficientes con equipos de mayor tamaño.

En organizaciones que viven en entornos ultra-regulados (Banca, Farmacéutica…) los procesos de control tienen no sólo sentido sino que además son necesarios. Sin embargo, observamos como su aplicación expeditiva puede dejar fuera la experiencia del cliente afectando la relación y la preferencia de este por nuestra organización. La regulación y la seguridad no pueden ser aplicadas en formas bloqueantes.

Otra forma frecuente de esta fricción es la de las juntas excesivamente largas para debatir temas. El tiempo de la organización se colapsa poco a poco en reuniones que tienen como objetivo de fondo eliminar temores de la dirección buscando una imposible certeza sobre la toma de decisiones o donde estas también tienen la forma de un punto de control del liderazgo.

El miedo y temor a romper algo en el camino genera fricción en forma de feedback y correcciones continuas y, como consecuencia, cierto desaliento a la hora de adoptar. Los equipos terminan por dejar que las capas superiores les digan tanto el “qué hacer” como el “cómo hacerlo”; desaparece la proactividad y terminan convirtiéndose en meros ejecutores.

"
— El cuello de botella real está dividido en dos capas que casi nunca se tocan juntas: los incentivos y la tolerancia institucional al error durante la transición —

Head de Transformación y Operaciones — Sector fintech y retail

"
— El cuello de botella real está dividido en dos capas que casi nunca se tocan juntas: los incentivos y la tolerancia institucional al error durante la transición —

Head de Transformación y Operaciones — Sector fintech y retail

"
— Lo importante acá es evitar la fricción organizacional, no ser un Head tradicional, sino ser ese game changer que exponga los cuellos de botella y empuje a tomar decisiones arriesgadas pero efectivas —

Líder de programa de transformación — Sector retail

"
— Lo importante acá es evitar la fricción organizacional, no ser un Head tradicional, sino ser ese game changer que exponga los cuellos de botella y empuje a tomar decisiones arriesgadas pero efectivas —

Líder de programa de transformación — Sector retail

06

Cultura organizacional y silos

8% de las menciones

06

Cultura organizacional y silos

8% de las menciones

Una de las causas raíz que aparece, de una forma u otra, detrás de algunos otros dolores. Áreas que defienden su propio sistema o proceso como territorio. Estructuras verticales o cerradas que impiden que una sola iniciativa escale de forma orgánica. Las emociones de la organización y sus individuos suelen primar antes que la razón. 

Encontramos de forma frecuente que las personas no sienten la seguridad psicológica necesaria para cuestionar una definición, incluso cuando esta esté claramente equivocada. La verticalidad se hace cultura y el resultado (e intención) es la obediencia.

La organización pierde entonces la oportunidad de pensar, reflexionar y cuestionarse a sí misma para mejorar. Los riesgos pasan a ser invisibles porque el sistema prefiere evitar el conflicto. Esta ceguera autoimpuesta es una negación del riesgo que la hace más vulnerable.

Encontramos conflictos frecuentes e incluso enfrentamientos, cuellos de botella y boicots al flujo de valor de la organización se revelan como los síntomas de esta causa, que en ocasiones está enraizada en las emociones (de seguridad o inseguridad) que se dan dentro de la organización en un contexto de cambio o amenaza, y a veces por cómo la cultura dominante premia a los más fuertes en vez de a los más meritorios.

"
— La cultura es el bloqueo número uno una vez que ya se decidió avanzar —

Directora de transformación digital — Sector consumo masivo

"
— La cultura es el bloqueo número uno una vez que ya se decidió avanzar —

Directora de transformación digital — Sector consumo masivo

"
— Cuando el liderazgo mantiene prácticas tradicionales que limitan la autonomía ... la estructura aún no está lista para sostener el cambio —

Consultora de transformación ágil — Sector consultoría

"
— Cuando el liderazgo mantiene prácticas tradicionales que limitan la autonomía ... la estructura aún no está lista para sostener el cambio —

Consultora de transformación ágil — Sector consultoría

07

Alineación de stakeholders

7% de las menciones

07

Alineación de stakeholders

7% de las menciones

Un punto relacionado con la gobernanza. Cuando una organización crece rápido, lo primero que se pierde suele ser la alineación y la visibilidad. No porque los distintos responsables ignoren los objetivos y las métricas, sino porque cada uno comienza optimizando una parte pequeña, perdiendo de vista el conjunto.

El negocio prioriza la urgencia comercial, la entrega prioriza el impacto, la tecnología prioriza la estabilidad o la seguridad. Nadie está equivocado, pero las iniciativas estratégicas no conectan y exigen los mismos recursos al mismo tiempo y con inmediatez. 

Otras veces, los objetivos pueden estar, pero los incentivos no necesariamente empujan en la misma dirección.

Otra forma frecuente de este problema se produce cuando la organización o su dirección son incapaces de sacrificar aparentes oportunidades. Se quiere lograr todo lo que surge. Cualquier idea de dirección se convierte en un objetivo que rápidamente interfiere con los anteriores. Las energías y recursos se dividen y el resultado tiende a diluirse.

La ausencia de un foco sostenido, de paciencia y, sobre todo, la capacidad o incapacidad de la organización para detener o renunciar a todo lo que no empuje en la dirección pactada, producen dispersión, desgaste y un resultado por debajo de lo esperado.

"
— El reto no es que los stakeholders no piensen en métricas. Es que cada uno optimiza un objetivo distinto, y eso hace casi imposible priorizar bien —

Product Owner — Sector microfinanzas

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— El reto no es que los stakeholders no piensen en métricas. Es que cada uno optimiza un objetivo distinto, y eso hace casi imposible priorizar bien —

Product Owner — Sector microfinanzas

"
— Aunque comercial y tecnología tengan KPIs distintos, si logras alinearlos bajo un mismo objetivo macro, la perspectiva cambia y todos somos un solo equipo —

Directora comercial de Seguros y Sr. Product Manager — Sector retail y seguros

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— Aunque comercial y tecnología tengan KPIs distintos, si logras alinearlos bajo un mismo objetivo macro, la perspectiva cambia y todos somos un solo equipo —

Directora comercial de Seguros y Sr. Product Manager — Sector retail y seguros

"
— Lo complicado es hacer que las personas correctas estén desde el momento adecuado arriba para setear expectativas, prioridades y resultados en todas las áreas y con todos los stakeholders —

Director de proyectos — Sector telecomunicaciones

08

Definición, discovery y alcance

6% de las menciones

08

Definición, discovery y alcance

6% de las menciones

Cuando el "qué" y, sobre todo, el "para qué" de un proyecto están borrosos desde el inicio, el efecto se arrastra a toda la ejecución. 

El alcance se vuelve movedizo, los stakeholders lo modifican sobre la marcha, y con frecuencia lo que un equipo pide como "más herramientas o equipo" o "mejores requerimientos" es, en realidad, una falta de definición más incómoda de nombrar.

Las ideas se tienen y se impulsan, se invierten meses de recursos y los resultados no se dan. La falta de validación, de prototipado, de procesos de diseño y, sobre todo, la ausencia de un proceso de planificación estratégica que evalúe múltiples soluciones a un mismo reto en una etapa temprana, dirigen a la organización y sus equipos a una espiral interminable de frustración, deuda técnica y resultados mediocres.

"
— Ese punto es crítico para el éxito del proyecto, porque es cuando se define qué queremos hacer y, sobre todo, para qué. Si eso no queda claro desde el principio, es la crónica de una muerte anunciada —

Head de TI y PMO — Sector tecnología

"
— Ese punto es crítico para el éxito del proyecto, porque es cuando se define qué queremos hacer y, sobre todo, para qué. Si eso no queda claro desde el principio, es la crónica de una muerte anunciada —

Head de TI y PMO — Sector tecnología

"
— El mayor reto en banca digital es que los stakeholders dejen de mover el roadmap y alcance, algo que ocurre porque dirección no aterriza qué quiere —

Product Manager — Sector banca digital

"
— El mayor reto en banca digital es que los stakeholders dejen de mover el roadmap y alcance, algo que ocurre porque dirección no aterriza qué quiere —

Product Manager — Sector banca digital

09

PMO sin autoridad ni respaldo ejecutivo

6% de las menciones

09

PMO sin autoridad ni respaldo ejecutivo

6% de las menciones

Es un dolor específico, pero revelador. La PMO —o cualquier función de gobierno de proyectos— cae con facilidad en operación y reporteo en lugar de tomar decisiones estratégicas. Sin el idioma financiero para dialogar con la dirección y sin un respaldo ejecutivo real que haga cumplir sus decisiones, la gobernanza se queda solo en papel.

Los proyectos se aprueban, se exigen resultados, pero la oficina de proyectos no dispone de capacidad para enfocar, definir el ritmo y disponer de los recursos necesarios para hacer que la estrategia se cumpla.

"
— Lo que distingue a las PMO que sí resuelven este problema es la gobernanza integrada con respaldo ejecutivo real para hacerla cumplir. Sin ese respaldo, el proceso se queda solo en papel —

Líder de PMO y proyectos — Sector ciberseguridad y servicios de TI

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— Lo que distingue a las PMO que sí resuelven este problema es la gobernanza integrada con respaldo ejecutivo real para hacerla cumplir. Sin ese respaldo, el proceso se queda solo en papel —

Líder de PMO y proyectos — Sector ciberseguridad y servicios de TI

"
— Es un rol que puede caer fácilmente en operación y reporteo en lugar de tomar de decisiones estratégicas, creo que lo que más frena la mayoría de las veces es por un lado puede ser la organización y su burocracia inmersa pero sin duda muchas veces es también la resistencia al cambio —

Líder de programa de transformación — Sector retail

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— Es un rol que puede caer fácilmente en operación y reporteo en lugar de tomar de decisiones estratégicas, creo que lo que más frena la mayoría de las veces es por un lado puede ser la organización y su burocracia inmersa pero sin duda muchas veces es también la resistencia al cambio —

Líder de programa de transformación — Sector retail

10

Capacidad real vs. compromisos adquiridos

3% de las menciones

10

Capacidad real vs. compromisos adquiridos

3% de las menciones

Muy relacionado con el dolor anterior. Se aprueban presupuestos, fechas y proyectos asumiendo una capacidad de equipo que no existe, o dando por hecho que la base técnica ya está lista. Se subestima el esfuerzo y se sobreestiman las capacidades. En ocasiones no se tiene en cuenta el trabajo que ya está en marcha y las responsabilidades del día a día.

El resultado: el colapso, la falta de avance, tensión y frustración. La falta de una definición clara y de una estimación realista basada en la "gestión de la capacidad real" empujan a la organización a una sensación de impotencia y detención.

Los equipos, sobrecargados, tratan de reevaluar alcances y definir cambios a mitad de la ejecución como parche a la situación, lo que consume más tiempo y recursos. El momento de la entrega se convierte en un horizonte que se mueve de forma continua hacia el futuro.

"
— El error más común es aprobar presupuestos y proyectos asumiendo que los equipos tienen capacidad infinita, o que la base técnica está lista por arte de magia —

Líder de PMO y planeación estratégica — Sector manufactura y automotriz

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— El error más común es aprobar presupuestos y proyectos asumiendo que los equipos tienen capacidad infinita, o que la base técnica está lista por arte de magia —

Líder de PMO y planeación estratégica — Sector manufactura y automotriz

"
— Se fijan objetivos agresivos y estimaciones poco realistas que sobrecargan al equipo técnico por no entender la complejidad del desarrollo —

Líder de PMO de gestión del cambio — Sector banca de inversión

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— Se fijan objetivos agresivos y estimaciones poco realistas que sobrecargan al equipo técnico por no entender la complejidad del desarrollo —

Líder de PMO de gestión del cambio — Sector banca de inversión

02

Alineación entre estrategia y ejecución

13% de las menciones

Suponiendo que la estrategia se definió en la sala de dirección con claridad, no se produce movimiento hacia donde se desea. ¿Qué sucede?

La llegada del plan a la operación choca con el día a día. La estrategia no contempló los esfuerzos actuales y/o no clarifica cuáles de ellos deben detenerse. Ante esa falta de priorización los equipos atienden la intención anterior o el día a día que sostiene su posición.

En ocasiones, la falta de claridad  está en "qué se quiere lograr" y, sobre todo, "cuál es el rol de las personas" para conseguirlo. La organización falla al mostrar con claridad cómo se ve la expectativa de un buen resultado.

Otra causa apunta a los roadmaps a largo plazo, que no sincronizan con la cadencia semanal de los equipos. Se pensó un plazo demasiado largo o se subestimaron los esfuerzos de los pasos intermedios. Comienza a producirse una brecha entre el horizonte esperado y el ritmo actual.

A veces se trató de dar un paso para el que la organización no estaba preparada. Los dolores organizacionales existentes impiden lograr cualquier adopción. La estrategia falló porque no se repararon cosas que duelen y ahora friccionan el avance deseado.

"
— Escalar la capacitación de forma masiva fue un reto grande que exigió cambiar primero los procesos antes que la cultura —

Head de Talento— Sector servicios financieros

"
— En migraciones de core bancario las organizaciones subestiman el impacto en gente y procesos y dejan la gestión del cambio (reskilling/upskilling) como anexo en vez de cimiento —

Directora de proyectos de core bancario — Sector banca

"
— Lo que realmente la complica es el día a día; ahí es donde la estrategia se enfrenta con la operación real ya que nos topamos con prioridades cambiantes, resistencia natural, falta de datos, capacidades del equipo, procesos no estandarizados y presión por entregar resultados mientras se transforma —

Líder de PMO de transformación — Sector bebidas y consumo

la

lectura

de

bettter

¿Con qué nos quedamos en bettter? Fricciones, dolores, dificultades. Toda organización encuentra retos en el camino. Estos, pueden convertirse en oportunidades de crecimiento o dolores permanentes que van reduciendo la velocidad o el rendimiento. Sin embargo, aparece a nuestro entender un concepto que predominan a la hora de generar fricción: La prisa por avanzar y la incapacidad para frenar cuando la organización lo necesita.

Sabemos qué duele, pero no qué hacer con ello

La primera de las lecturas que hacemos desde bettter es un común denominador. Las organizaciones ven todo aquello que les duele y sin embargo no siempre se dan el espacio para repararlo y mejorarlo. Perciben este proceso como una pérdida de tiempo o directamente niegan el dolor.

Parece existir la creencia de que si se repara algo que no funciona bien, será a costa de poder vender más o que la organización dejará de obtener los resultados necesarios.

Paradójicamente no reparar estos dolores es lo que los detiene y hace ir más lentos, es el centro de lo que les impide ser una mejor y más rentable versión de sí mismos.

Las que lo atienden, lo hacen a menudo a través de parches (Antipatrones) que atienden el síntoma y no tanto el dolor. Juntas para “incrementar” el control de lo que sucede, automatización de procesos no optimizados, métodos de gestión para acelerar la entrega de trabajo sin primero definir una estrategia clara de entrega de valor, múltiples figuras de liderazgo autorizando y supervisando algo.

Todo esto camufla un dolor más profundo que la organización prefiere no nombrar. Aquello que no se sabe muy bien cómo reparar. Aquello que se intentó pero no se logró o aquello que hace pensar que estamos retrocediendo.

¿A quién le toca?

Generalmente lo que duele no se atiende, se queda atrás.

En ocasiones queda sin atender hasta que ese dolor detiene la organización. Si seguimos moviéndonos podemos no atenderlo. Cuando nos detenga es cuando se vuelve importante y urgente.

Si el dolor es organizacional (del sistema) y afecta a varias áreas, la resolución se vuelve más complicada porque no queda claro quién puede o debe resolverlo.

La indecisión a menudo lleva a las áreas a no cooperar, estar a la defensiva o a volverse silos ante el problema. Nadie se hace responsable y el problema no sólo queda ahí, provoca nuevos problemas.

El gobierno de las decisiones

Casi la mitad de las fricciones que documentamos —gobernanza, alineación de stakeholders, PMO sin autoridad, brecha negocio-tecnología— comparten una misma raíz: nadie ha diseñado con claridad quién decide, con qué información y con qué margen de riesgo. 

Cuando eso no está resuelto, la organización compensa con más juntas (más largas), buscando el consenso en exceso, la certidumbre, más aprobaciones, más capas de revisión, y menos velocidad real.

No es un problema de personas lentas o poco capaces. Es, casi siempre, un problema de diseño de gobierno: nadie construyó a propósito el sistema con el que hoy decide la organización.

La falta de foco: sin saber a qué decir no.

Es, quizás, la fricción más silenciosa de todas y una de las que más energía organizacional consume sin que nadie la señale como culpable. Cuando una organización es incapaz de sacrificar una oportunidad aparente, pueden suceder distintas cosas. En ocasiones divide sus energías demasiado, trata de hacer demasiado a la vez y eso produce avances lentos y resultados mediocres (cuando se obtienen). Los proyectos se alargan, avanzan lentos y finalmente se estancan y abandonan.

Por otro lado, todo se vuelve prioridad, y cuando todo es prioridad, nada lo es de verdad. Se solicitan cosas con la misma urgencia, sin planificación y sin indicar que debe de re-priorizarse. El equipo colapsa junto al resultado.

Lo hemos visto en comités de dirección que aprueban iniciativa tras iniciativa sin nunca preguntarse qué están dispuestos a dejar de hacer para lograrlo. El foco no es una técnica de gestión del tiempo, es una decisión que implica dirigir los recursos de la organización, y a menudo tiene que ver más con saber a qué renunciar que con decidir qué oportunidades se atenderán.

Correr antes de caminar

Si hay un patrón que atraviesa la mayoría de las 15 fricciones, es este. Adopción que se fuerza sin reskilling, sin plan o sin paciencia. Proyectos que se comprometen sin mapear la capacidad real del equipo. Ejecución de nuevos procesos que se exigen sin haber dominado antes lo fundacional al igual que sucede con la adopción de nuevas metodologías.

Lo hemos visto de forma repetida en organizaciones que quieren llegar al resultado saltándose la fase de dominar la base —la que incomoda, porque es más lenta, la que exige repetir, iterar y ajustar antes de acelerar—. La presión por mostrar avance rápido termina generando exactamente lo contrario: más fricción, retrabajo y frustración.

Falta paciencia, se produce presión y finalmente llega la frustración. La falta de un roadmap y un plan de escalabilidad impiden clarificar qué resultados se esperan y cuando.

Si funciona mal es porque se diseñó así

Y aquí es donde las quince fricciones convergen en una sola idea. Ninguna de ellas es un accidente, una mala racha o un problema de "cultura" en abstracto. Cada una es el resultado de una decisión de diseño —tomada a propósito o, más frecuentemente, evitada— sobre quién decide, qué se mide, qué se premia y qué se calla. Las organizaciones, como los productos, se diseñan.

Cuando una organización frustra a quienes trabajan en ella o no logra lo que se propone, no es mala suerte: es el resultado natural de cómo fue diseñada, a veces sin que nadie se sentara nunca a diseñar con intención.

Sin noticias de la IA

Durante año y medio de conversaciones con más de 60 directivos, en plena ola de inversión y narrativas sobre IA, el tema apareció una sola vez, y de forma marginal: Alinear el ritmo del delivery con la nueva tecnología. O lo que es lo mismo, cómo adoptamos la IA sin afectar la operación actual.

Nadie —ni un solo director general, de tecnología o de producto— la mencionó como su principal fuente de fricción o preocupación. Lo que sí mencionaron, una y otra vez, fue adopción, gobernanza, alineación, cultura. Problemas profundamente humanos y organizacionales que ya existían antes de que la IA llegara a la conversación, y que probablemente seguirán ahí después. 

La IA hace promesas pero todavía hay poco rastro de su impacto en estas problemáticas en las organizaciones de México que pudimos consultar. Mucho ruido y pocos casos de éxito.

Por esa misma razón, hay tensiones entre la expectativa de resultados de negocio incorporando la IA y la realidad de la madurez de la empresa para incorporarla. El negocio ignora la dificultad de la adopción y sobre todo el “para qué” de la misma. Lo que produce desvíos de la atención, y recursos que las áreas de tecnología no pueden atender.

Los datos, la estructura y la limpieza de los mismos son además un punto de partida que no todos tienen resuelto. La IA además implica un cambio de modelo mental en su uso que no fuerza a dedicar un tiempo que no todos tienen o quieren invertir.

Escrito por
Aitor González / Juan Carlos Santana / Alex Talavera / Sofía Lomeli

Diseño
Aitor González

Aitor González
Juan Carlos Santana
Alex Talavera
Sofía Lomeli

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Aitor González
Sofía Lomeli
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Aitor González

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